Atualmente as assembleias de condomínio tem perdido a vez para a novela, o jogo de futebol e até mesmo reality shows. Mas é importante ressaltar que a assembleia tem papel fundamental no crescimento, desenvolvimento e boa gestão do condomínio. A falta de informações, falta de elementos que sejam de interesse coletivo e a falta de estratégia na elaboração das pautas são uns dos principais itens que afugentam os condôminos. Descubra abaixo os tipos de assembleia e pontos importantes em sua validade:
A primeira assembleia (Assembleia Geral de Instalação) determina aspectos importantes da convenção do condomínio, além de definir itens como a eleição de síndico, subsíndico, conselheiros e a primeira aprovação orçamentária.
Já as Assembleias Gerais Ordinárias debatem a previsão de orçamento da próxima gestão, prestação de contas, sorteios de vagas de garagem, escolha do síndico, assuntos relacionados à manutenção de equipamentos e áreas comuns, entre outros assuntos gerais relacionados à administração condominial. A lei obriga a realização de uma assembleia geral ordinária pelo menos uma vez ao ano – sem um prazo definido para tal, mas que pode ter data e pauta certa dependendo do que determina a convenção.
As Assembleias Gerais Extraordinárias podem ser marcadas a qualquer momento para que sejam discutidos assuntos emergenciais (como reparos ou obras que não foram previstas na assembleia geral ordinária) – pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.
Deve-se, contudo, observar atentamente algumas regras básicas para a convocação para que o encontro seja um sucesso e não um debate tumultuado que não chega a lugar algum. Segundo o Artigo 1354 do Código Civil Brasileiro, “a assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião”. Se apenas um não for notificado, a assembleia pode perder a validade. Se a convenção não mencionar o prazo, aconselha-se que no mínimo 10 dias antes da realização a convocação seja feita. Dependendo também da urgência do que se discutirá na assembleia extraordinária, o prazo pode ser reduzido.
É importante ressaltar que na convocação o motivo da assembleia deve estar claro, visto que, dependendo da matéria a ser deliberada, a lei determina um quórum para sua aprovação. É importante lembrar que se a convocação se refere a “Assuntos gerais”, somente estes poderão ser discutidos. Para serem votados, os assuntos devem estar explícitos na convocação ou a assembleia pode também perder a validade.
A ata da assembleia assume então um papel importante: é nela que ficam registradas todas as decisões, pontos de discordância, ressalvas, assim como as tomadas de decisões que – no âmbito do condomínio – tomam o peso de lei.
Uma maneira de despertar interesse nas assembleias é estimular que as pautas a serem deliberadas sejam sugeridas pelos próprios moradores (o que ultimamente tem tomado conta das redes sociais como o Facebook e WhatsApp). Estímulos visuais como gráficos, fotografias e assuntos com pesquisa prévia detalhada também despertam interesse e evitam a formação de grupinhos de discussão paralela.
A preparação dos assuntos a serem discutidos é de vital importância para o sucesso da assembleia. É aí que a experiência de uma administradora de condomínios pode ajudar muito na elaboração da reunião. Mesmo que uma convocação tenha sido feita corretamente e os assuntos definidos claramente, se o síndico não souber conduzir os tópicos a serem discutidos e não apresentar dados para que a votação aconteça de maneira simples, o resultado pode ser catastrófico.
Uma outra dica para que as assembleias sejam melhor atendidas e mais participativas é respeitar os horários definidos para a mesmas. Assembleias pontuais e curtas, com pautas mais enxutas e objetivas, tendem a ser mais interessantes. Passar dos 45 minutos não é aconselhável e perde-se quase toda a concentração e atenção quando a reunião dura mais de uma hora. É preferível uma reunião mais frequente – mas eficaz – do que uma reunião interminável onde nada se define de maneira concreta.
O mais importante, no entanto, é que a validade das decisões tomadas em assembleia ultrapasse o aspecto legal, tornando-se parte da cultura do condomínio. Bom senso e respeito entre os condôminos são a base de condomínios bem administrados.
